涉密文件保密管理，可谓“老生常谈”，在不同场合、以不同视角被屡屡提及。但我们往往忽视的是，涉密文件保密管理，并非个体所能独立完成，在整个文件运转过程中，往往存在多名经手人，一人发生疏忽，则整个安全屏障即被打破。所以，以“人”为视角，深入研究从“入手”“倒手”再到“出手”的整个经手过程中如何做好保密管理，是确保涉密文件万无一失必须审慎思考的问题。
典型案例
一、密件“入手”环节
案例1：2018年4月，某市机要部门通知原市检验检疫局服务中心文件专管员周某紧急去取一套涉密文件，但周某忙于手头其他工作，难以走开。周某认为，取文件而已，反正谁去都一样，便未向分管领导报告，私自委托新入职尚未接受保密培训的驾驶员赵某帮其代领。赵某领取文件后，出于炫耀心理，在返回途中于车内私自用手机将其中3份机密级文件首页进行拍照，并实时在微信群“相亲相爱一家人”中发布，造成泄密。案件发生后，有关单位对赵某作出解除劳动合同，并移交司法机关的处理；取消周某文件专管员资格，责令作出书面检查，并处罚金1000元；对服务中心主任文某进行诫勉谈话；给予该局办公室主任刘某党内警告处分，对副局长任某、局长奉某进行约谈，并责令作出书面检查。
案例2：2014年1月下旬，临近春节放假，某单位机要员李某已收拾完桌面办公用品，准备放假。“李某，快来帮忙分年货啦！抓紧时间，别耽误大家过节。”李某一听，来了精神，火速支援，在单位办公楼前的小广场上和大家一起忙活起来。正忙得热火朝天，市委的机要车来送机要文件了，李某的心思一心记挂着年货，便在办公楼门口签收了装有9份秘密级文件的6个信封，随手放在大楼一楼就近的窗台上（未拆封、未登记）；分完年货后，也忘记将信封带回办公室。2月底清退文件时，李某才发现密件已丢失。后经该单位、市保密局及当地公安机关全力查找，仍未能找回。案件发生后，有关部门给予李某开除党籍、公职处分，给予该单位保密办主任潘某撤销党内职务、行政降级处分，给予党委书记姜某党内严重警告、行政记大过处分。
二、密件“倒手”环节
案例3：2019年1月，有关部门在工作中发现，某市政府部门办公室刘某使用QQ软件传输涉密文件扫描件。经查，刘某为收件方，发件方为同处室的同事霍某。原来，为尽快完成某项目申报任务，其他部门同事王某通过机密级涉密计算机将材料以压缩包形式发给霍某，督促其抓紧按要求开展工作。因时间紧、任务重，霍某仅粗粗查看了压缩包中的一级目录，未发现存在于二级目录中的1份机密级文件，便用光盘将该压缩包从涉密计算机中导出，复制到自己的连接互联网计算机上并通过QQ发给刘某。案发时，刘某也尚未及时查看压缩包中所有文件，未发现其中包含密件。目前，此案正在进一步查处中。
案例4：2019年2月，夜已深，某市政府业务部门工作人员望某在办公室加班整理文件，发现一份传阅的机密级会议纪要对业务工作具有很强的指导和借鉴意义，便产生了全文留存以便学习参考的想法。望某知道，按规定若想留存密件需履行报批手续并使用涉密复印机进行复印，但涉密复印机由单位文印室统一管理，已经锁门。此时的望某已十分疲惫，实在不想第二天再“折腾”了，便关了办公室的门，偷偷用手机对该文件进行了拍照，并使用手机软件对拍摄的涉密文件进行文字识别后发送至自己的办公用互联网计算机上，转化为Word文档进行编辑。目前，此案正在进一步查处中。
三、密件“出手”环节
案例5：2016年12月，有关部门在工作中发现，某参公事业单位研究室主任蒋某在连接互联网的计算机中违规存储、处理大量涉密材料，其中绝密级国家秘密1份、机密级国家秘密12份、秘密级国家秘密59份，涉及国家秘密数量多、时间跨度大。经查，蒋某为转业干部，曾辗转部队多个部门工作，业务经验丰富。该计算机中存储、处理的涉密文件为其2008年转业时私自留存。据蒋某称，其日常有收集资料的习惯，认为这种做法对新岗位熟悉工作帮助很大。事件发生后，有关部门给予直接责任人员严厉处分。
案例6：2015年5月，有关部门在工作中发现，某县县委宣传部一台连接互联网的计算机违规存储、处理国家秘密信息。经查，该计算机使用人为工作人员易某。同年3月，工作人员陈某因临盆在即，产假交接工作过程中，贪图省事，未按规定履行工作交接手续，在未告知相关领导及同事的情况下，私自将移动硬盘中的部分涉密文件与非涉密文件一并拷贝至易某使用的非涉密计算机上（内含3份秘密级文件）。易某接手工作后，工作量激增，未能及时对陈某交接的电子文件过目，导致对该情况未能及时发现并作出正确处理。事件发生后，有关单位给予陈某、易某行政警告处分，在全地区范围内进行通报批评；并对县委宣传部主要领导进行诫勉谈话。
案件分析
需要说明的是，本文未将故意卖密牟利、对外提供等极端恶劣情形包含在内，仅限于机关单位日常工作的范围内分析讨论。
一、从主观意识上看
1.故意，即主动追求或被动放任行为后果发生的情况。一是主动追求。案例1中赵某将涉密文件首页拍照后主动发布至微信群就属于典型的主动追求泄露后果发生。此类案件中，行为人往往通过泄露后果的实现来达到某种私人目的。该目的并不一定是经济利益，也可表现为图炫耀、还人情或讲义气等，甚至是为了作为自己处于某种状态、位置的证明。二是被动放任。案例4中望某违规传递、案例5中蒋某私自留存、案例6中陈某违规交接的行为，都属于将涉密文件置于危险境地，对后续可能产生的危害后果持放任态度，不予考虑。上述情况的根源都在于将个人的利益、便利凌驾于国家秘密安全之上。
2.过失，即行为存在瑕疵却对行为后果持否定态度的情况。一是疏忽大意。案例2中李某因忙于手头其他工作对密件随手放置，案例3中霍某、刘某及案例6中易某未能对文件及时查看均属于此类情况。在文件经手过程中，往往存在阻碍行为人审慎履职的特殊情况、特殊时间点等客观因素是案件发生的重要原因。特殊情况，如时间紧、任务重；特殊时间点，如节假日前夕、休假前夕、场所变动前夕等，此类案件多发易发。二是过于自信。明知违规但自认为没有危害或危害不会发生。案例1中作为文件专管员的周某，自认为不会出问题，在明知文件“专管”要求的情况下，仍私自委托新人赵某代领文件，最终追悔莫及。
二、从行为方式上看
1.密件“入手”环节。可以表现为私自委托不属于涉密文件知悉范围人员去收取密件导致泄密；或收取密件时心存旁骛，忙于其他工作、私人事务，如放假、下班、就医等，对密件随手处置泄密；或“入手”时不按规定置于保密柜中，随意放于桌面、玻璃柜、抽屉等位置，导致文件丢失或被他人复印、窃取等。实践中，还曾发生取件返程途中违规乘坐公共交通工具将密件遗失的情况。
2.密件“倒手”环节。从对象上看，分为“倒”给别人和“倒”给自己。可以表现为对自己传阅的文件不认真审阅，未能及时发现文件密级、保密期限、发放范围等核心要素，导致通过互联网违规传递；或贪图便利，明知不符合保密规定，仍然违规复印、扫描、摘录、汇编；或为参考学习，私自拍照上传至互联网计算机中等。实践中，还曾发生为了将字体放大方便观看而将文件拍照后上传至互联网计算机的情况。
3.密件“出手”环节。可以表现为该移交不移交，将手中密件隐匿不交或私自留存备份，从阶段性经手变为长期持有，后续或自用、或贩卖，进而造成泄密或泄密隐患；也可以表现为“一揽子”移交，不按规定将密件、非密件分类移交，不详细告知接手人注意事项，甚至“单方”移交，不与接手人发生接触，自顾自办理完毕。这极易导致接手人对情况不了解，进而造成误操作，形成连锁反应。案例6就属于这种情况，实践中还曾发生不告知移交的计算机中存在涉密文件导致接手人误连互联网的情况。
应对措施
一、加强保密教育，树正思想“三观”。一是树正“利益观”。将国家利益时刻放在首位，严禁将密件作为实现个人目的的工具和手段，绝不能将个人利益凌驾于国家秘密安全之上。二是树正“业绩观”。完成工作不拖延固然重要，但保量更要保质，不能因时间紧、任务重就放松了工作标准和要求，坚决杜绝各种图便利、走捷径的行为。三是树正“大局观”。真正确立“文件保密一盘棋”的思想，从自身做起。在密件“出手”环节要坚决摒弃“文件出手脱干系”的错误思想，坚持“扶上马、送一程”，完整、准确交接，认真讲解，有效避免接手人遗漏。在密件“入手”环节要坚持认真、细致的工作作风，对入手文件不能简单放置，要逐一过目，做到心中有数，发现问题，及时处理，将失泄密隐患消于无形。
二、推进保密管理，强化制度落实。一是科学、合理配置资源。合理配置人力资源，在涉及核心、紧急、重大工作且文件经手数量巨大时，或抽调专人帮助工作，或灵活机动设置岗位替补，有效防范个人“多线作战”、工作过于繁重导致工作失误的情况。合理配置办公资源，尤其是经手密件数量多、密级高的岗位，及时配备涉密计算机、涉密扫描仪、涉密复印机，为便利工作创造条件，尽可能杜绝“因公”图便利受惩处的情况，保护好文件经手人工作的积极性和主动性。二是组织签订专项保密承诺书。立足密件经手流程，结合具体岗位职责，签订专项保密承诺书，详细列举具体岗位职责、密件经手风险点及相关法律责任，既明晰了工作标准和要求，又起到了保密教育的现实效果。三是组织定期检查，及时发现隐患。针对文件经手数量大、密级高的人员和部门，定期组织自查、互查和抽查，实行纸质、电子密件全覆盖，以有效防范丢件、漏件、私留、私泄、私拷、私传、误传等情况的发生。此外，对为追求个人利益主动泄密，且造成文件内容大范围泄露的，依法依规严肃处理，绝不姑息；构成犯罪的，移交司法机关，依法追究刑事责任。
（原载自《保密工作》杂志2019年第3期）
